Le 15 regole d’oro della produttività spiegate in modo semplice

Ogni giorno abbiamo a disposizione 1440 minuti, né uno di più, né uno di meno, eppure, il 41% delle attività che inseriamo nelle nostre liste di cose da fare non viene mai portato a termine.

Questo dato mette in evidenza un punto fondamentale: il tempo è la risorsa più preziosa, molto più del denaro o perfino della salute. I soldi possono essere recuperati, la salute può migliorare, ma un minuto perso è perso per sempre.

Da questa consapevolezza nasce un’indagine sui comportamenti di 7 miliardari, 13 atleti olimpici, 29 studenti e 239 imprenditori alla ricerca dei principi che regolano la produttività delle persone di successo.

Quindici “pepite d’oro” che, anche applicate in piccola parte, possono trasformare il nostro rapporto con il tempo. Ti consiglio assolutamente di stampare questo articolo, e di tenerlo sempre a portata di mano.

Pepita d’oro n.1 – Il tempo è la risorsa più rara

Tutte le persone intervistate convergono su un punto: i minuti contano. Un solo minuto può essere impiegato per fare esercizio, per respirare profondamente, per dire “ti voglio bene”, o per avere un’idea nuova. Quando si comprende davvero il valore di un singolo minuto, si smette di sprecarlo in riunioni inutili o attività che non generano valore.

Pepita d’oro n.2 – Il compito più importante prima di tutto

Gli esperti di produttività parlano di MIT (Most Important Task), il compito più importante della giornata. È l’attività che farà crescere l’azienda, che migliorerà la carriera o che genererà il risultato più significativo.

Secondo il comportamentista Dan Ariely, siamo al massimo della nostra efficienza nelle prime due ore del mattino, eppure molti iniziano la giornata rispondendo ad email, messaggi, o disperdendo energie preziose. La regola è semplice: mai aprire la posta prima del MIT.

Pepita d’oro n.3 – Smetti di usare una lista di cose da fare

Molti milionari e imprenditori evitano le classiche to-do list. Il motivo? Spesso diventano un cimitero di attività importanti ma non urgenti. Il 41% non viene mai completato.

La soluzione è un’altra: non bisogna scrivere cosa fare, ma quando farlo. Inserisci nel calendario un’attività con giorno, ora e durata. Questo aumenta enormemente la probabilità che venga svolta.

Pepita d’oro n.4 – Batti il “te stesso del futuro”

La procrastinazione non è altro che una battaglia con la versione futura di noi stessi, quella che trova scuse e rimanda continuamente. Per vincere bisogna anticiparla: occorre mettere la sveglia lontana dal letto, preparare le scarpe da ginnastica la sera prima, e dormire già con l’abbigliamento per l’allenamento. Ogni scusa prevista è una scusa disinnescata.

Pepita d’oro n.5 – Ci sarà sempre altro da fare

Andy Grove, fondatore di Intel, diceva:
«La mia giornata finisce quando sono stanco, non quando ho finito, perché non finisco mai».
Esiste sempre un’attività in più da svolgere, ma non per questo dobbiamo sacrificare relazioni, salute o riposo. L’obiettivo non è fare tutto, ma decidere cosa merita davvero il nostro tempo.

Pepita d’oro n.6 – Porta sempre con te un taccuino

Richard Branson considera il taccuino il suo bene più prezioso. Annotare idee, intuizioni o appunti libera la mente dal carico di ricordare, e consente di elaborare nuovi pensieri. Come ricorda David Allen, autore di “Getting Things Done”: le nostre menti servono a creare idee, e non a trattenerle.

Pepita d’oro n.7 – Controlla la inbox, non farti controllare

Email, messaggi e notifiche funzionano come piccole slot machine che rilasciano dopamina, ma erodono la capacità di concentrazione. La soluzione è la gestione intenzionale. Disattiva le notifiche e controlla la posta solo in momenti programmati.

Pepita d’oro n.8 – Le riunioni sono l’ultima spiaggia

Molte persone di successo dicono “no” alla maggior parte delle riunioni. Quando non si possono evitare, vanno rese brevi. Richard Branson sostiene che pochissimi incontri meritano più di 5–10 minuti. Per alcuni, la regola è chiara: niente riunioni prima di mezzogiorno, la mattina è dedicata al lavoro profondo.

Pepita d’oro n.9 – Dire no a ciò che non supporta i tuoi obiettivi

Dire “sì” a tutto significa dire “no” alle proprie priorità. Le persone di successo conoscono i propri valori e i propri obiettivi, e organizzano la loro agenda di conseguenza. Rifiutare non è mai scortese, bisogna proteggere ciò che conta davvero.

Pepita d’oro n.10 – Il principio di Pareto: l’80% del risultato nasce dal 20% dello sforzo

La regola 80/20 suggerisce di individuare le poche attività che generano la maggior parte dei risultati e concentrare lì energie e tempo. Non tutto ha lo stesso peso. Occorre imparare a distinguere l’essenziale dal superfluo, è un’abilità importantissima.

Pepita d’oro n.11 – Concentrati sui tuoi punti di forza e delega il resto

Molti imprenditori faticano a delegare perché credono di saper fare tutto meglio degli altri, ma se un compito può essere svolto da qualcuno all’80% della perfezione, vale comunque la pena delegarlo. Il tempo liberato può essere reinvestito nelle proprie competenze uniche, quelle che fanno davvero la differenza.

Pepita d’oro n.12 – Organizza giornate a tema

Alcuni imprenditori organizzano il loro calendario per “temi”. Dan Sullivan propone tre categorie:

• giorni di focus, dedicati ai compiti cruciali;

• giorni di riserva, per burocrazia, email e mansioni operative;

• giorni liberi, indispensabili per recuperare energia.

Un modello adottato anche da atleti olimpici, che alternano sessioni di lavoro intenso a momenti di recupero.

Pepita d’oro n.13 – Se richiede meno di 5 minuti, fallo subito

Il principio è semplice: non accumulare micro-attività. Se una email richiede meno di 5 minuti, rispondi. Se una lettera va buttata, buttala. Toccare ogni cosa una sola volta riduce il disordine decisionale e libera spazio mentale.

Pepita d’oro n.14 – La mattina non appartiene al lavoro, ma a te

Molti si aspettano che le persone di successo inizino la giornata lavorando. Invece, la maggior parte dedica i primi 30–60 minuti a mente, corpo e spirito: meditazione, lettura, esercizio fisico, ed idratazione. Non è tempo perso, ma è un investimento nella produttività del resto della giornata.

Pepita d’oro n.15 – La produttività è energia e concentrazione

Tutti abbiamo i medesimi 1440 minuti. Ciò che cambia è come gestiamo energia ed attenzione. Le persone più produttive alternano sprint e pause, come nella tecnica del pomodoro (25 minuti di lavoro profondo seguiti da una pausa breve). Idratazione, sonno e attività fisica sono fondamentali per mantenere alta la qualità del focus.

Conclusione

Le persone di successo non hanno più tempo degli altri, ma hanno solo sviluppato un rapporto diverso con la loro giornata, proteggendo ciò che conta davvero. Anche applicare solo tre o quattro di queste quindici strategie può trasformare il modo in cui viviamo i nostri 1440 minuti quotidiani.